Appel à candidature : opération chalets de noël solidaires

Le CCAS de Metz, en partenariat avec la Ville de Metz, lance un appel à candidatures pour l’opération Chalets de Noël Solidaires.

Date limite de dépôt des candidatures : jeudi 29/08/2024 à 17h

Dossier de candidature + Règlement du marché de noël 

OBJET DE L’OPÉRATION

En 2024, se tiendra la 30e édition du marché de Noël à Metz organisée par la Ville de Metz, avec plus de 120 chalets répartis sur 5 places emblématiques. Cette manifestation contribue au rayonnement du territoire messin et à son attractivité touristique et économique.

Aux côtés de la Ville de Metz, le CCAS assure un rôle d’animation du réseau des acteurs messins de l’innovation sociale et de sensibilisation aux valeurs et enjeux de l’économie sociale et solidaire notamment auprès du grand public.

De cette volonté politique affirmée, émanent des objectifs inscrits conjointement dans la feuille de route ESS 2020-2026 et dans le projet d’établissement du CCAS. L’un d’eux porte sur le développement de la consommation collaborative et durable, en particulier à travers le levier du Marché de Noël, dans une visée locale, équitable et solidaire.

En 2023, une expérimentation a été menée par la Ville de Metz, reposant sur la mise à disposition gracieuse de deux chalets destinés à accueillir des structures associatives volontaires, sélectionnées pour mettre en valeur leur production solidaire et durable sur toute la période du Marché de Noël. Il s’agissait d’encourager les achats de ce type directement sur une des places accueillantes, en facilitant l’accès à une offre complémentaire à celle traditionnellement proposée par les commerçants installés dans les chalets.

Ainsi, pendant les 5 semaines d’ouverture du Marché de Noël, 11 associations se sont relayées pour vendre des objets et produits alimentaires, pour certains réalisés par des bénéficiaires de chantiers participatifs, d’ateliers relevant de l’accompagnement social de personnes en précarité et/ou en insertion professionnelle et d’Établissements et Services d'Aide par le Travail (ESAT). Il s’agissait également de faire connaître leurs activités auprès du grand public et de promouvoir des projets avec une finalité solidaire, humanitaire ou environnementale forte.

Forte du succès de cette expérimentation, la Ville de Metz s’est engagée à reconduire l’initiative en 2024, avec la volonté d’augmenter la participation des acteurs locaux et de répondre aux enjeux d’inclusion universelle et d’amélioration des conditions d’accueil des bénévoles et des visiteurs.

Désigné porteur de l’opération en 2024, le CCAS de Metz lance un appel à candidature pour identifier des opérateurs volontaires désireux d’y participer.

OBJECTIFS DE L’APPEL A CANDIDATURES

Le présent appel à candidatures permettra d’identifier et de sélectionner des opérateurs en capacité d’occuper un espace de vente de manière continue suivant un planning défini par le CCAS de Metz pour vendre des produits répondant aux conditions fixées dans le point 4.

Cette répartition permettra une animation constante des espaces de vente mobilisés pour cette opération.

OPÉRATEURS ÉLIGIBLES

L’appel à candidature est lancé par le CCAS de Metz, du mardi 23 juillet au jeudi 29 août 2024.

Est considéré éligible à cet appel à candidatures, tout opérateur associatif à but non lucratif qui concourt à la satisfaction d’un intérêt général et relevant exclusivement d’un ou des champs suivants :

- économie sociale et solidaire,

- commerce équitable,

- handicap,

- solidarité et caritatif

- transition écologique

Son siège social (ou à défaut une antenne ou une délégation pour les associations de rayonnement national) doit être localisé sur le territoire de l’Eurométropole de Metz.

Les conditions de non-lucrativité, de satisfaction de l’intérêt général, d’appartenance à un des champs visés et de localisation géographique sont cumulatives.

Le portage d’une candidature regroupant plusieurs opérateurs est possible, dès lors que chaque structure réponde bien, de manière individuelle, aux critères d’éligibilité présentés ci-dessus. Dans sa candidature, l’opérateur (ou groupement d’opérateurs) candidat devra : Démontrer son éligibilité en fournissant les justificatifs demandés.

ACTIVITÉS ET PRODUITS PROPOSÉS

Seule la vente de produits, objets et créations est autorisée dans le cadre de l’opération.

Afin de maintenir la sécurité, la salubrité et la tranquillité publiques, tous les produits proposés par l’opérateur doivent obligatoirement être conformes à l’article 7 du Règlement 2024 des Marchés de Noël émis par la Ville de Metz (document joint en annexe de l’appel à candidature).

En outre, la vente de produits alimentaire transformés sur place (par réchauffage, cuisson, transformation et/ou consommation sur place) est prohibée. La dégustation gratuite de produits alimentaires mis en vente sous conditionnement ou emballage dans l’espace de vente est autorisée. La vente des boissons alcoolisées sur le stand, y compris sous conditionnement ou emballage, est prohibée.

Sera privilégiée la vente d’objets et produits artisanaux, locaux, de qualité, avec une gamme de prix variée. Une complémentarité avec les produits vendus habituellement sur les différentes places occupées par le Marché de Noël messin sera recherchée.

Idéalement, ces produits et objets s’intégreront également dans une démarche d’éco-responsabilité.

Les produits en revente sont acceptés.

Pour vendre ces produits, objets et créations chaque opérateur (ou groupement d’opérateur) tiendra sa propre caisse. Dans la mesure du possible, il se dotera d’un terminal de paiement TPE.

Il respectera les conditions ventes décrites dans le Règlement 2024 des Marchés de Noël, en particulier sur l’affichage des prix et l’origine des produits. Dans sa candidature, l’opérateur (ou groupement d’opérateurs) candidat devra : Recenser précisément les produits et objets qu’il souhaite proposer à la vente. Cette liste sera soumise à la Ville de Metz qui émettra pour chaque produit une autorisation de vente préalable, afin d’assurer une cohérence de l’offre tant sur le site d’accueil que sur les autres places mobilisées pour le Marché de Noël. Démontrer sa capacité à disposer de stocks de produits suffisants durant toute la durée d’occupation du chalet.

SITE D’ACCUEIL ET ESPACE DE VENTE

Comme en 2023, le site d’accueil retenu pour déployer l’opération est la Place de la République.

Chaque opérateur (ou groupement d’opérateurs) dispose pour son activité d’un espace de vente matérialisé sous forme de chalet. Cette année, trois chalets sont mis à disposition simultanément durant toute la durée du Marché de Noël par la Ville de Metz et regroupés au sein d’un même linéaire.

L’emplacement définitif attribué dans ce linéaire à chaque opérateur (ou groupement d’opérateur) sera précisé à l’issue de l’appel à candidatures.

Plus particulièrement, le caractère innovant de l’opération 2024 repose sur l’acquisition par la Ville de Metz d’un chalet inclusif, qui fait partie des trois chalets mis à disposition. Cette initiative forte s’inscrit en réponse aux enjeux d'amélioration des conditions d’accueil sur le marché de Noël et d’inclusion universelle.

Le chalet inclusif permet ainsi aux associations œuvrant dans le champ des handicaps physique, sensoriel et cognitif de participer pleinement à l’opération, par une présence autonome de leurs bénévoles et salariés en situation de handicap sur l’espace de vente. En outre, sa configuration facilitera l’accès aux produits vendus dans ce chalet pour les visiteurs en situation de handicap.

Il est notamment équipé d’une rampe antidérapante, d’un éclairage modulable, d’une boucle à induction magnétique, d’éléments contrastants. Ses dimensions garantissent la giration intérieure, et l’adaptation des hauteurs de comptoirs intérieurs et extérieurs. L’usage de cet équipement sera prioritairement affecté aux structures candidates relevant du champ du handicap.

Les trois chalets n’ont pas vocation à accueillir des animations, des ateliers ou à constituer un espace d’information/de sensibilisation sur l’activité de l’opérateur candidat. Les supports de présentation des opérateurs sont toutefois autorisés à l’intérieur du chalet.

Chaque opérateur devra décorer l’intérieur du chalet attribué, en respectant le thème de Noël, sur la durée de son occupation.

Dans sa candidature, l’opérateur (ou groupement d’opérateurs) candidat pourra : Justifier son souhait d’occuper le chalet inclusif au regard de son champ d’intervention, de son activité et de la mobilisation de bénévoles et/ou salariés en situation de handicap.

HORAIRES DE PRÉSENCE ET PÉRIODE D’OCCUPATION

Les marchés de Noël sont ouverts du vendredi 22 novembre au lundi 30 décembre 2024 avec des horaires d’ouverture au public :

- de 11h à 21h du dimanche au jeudi

- de 11h à 22h les vendredis et samedis

A noter que les dates annoncées peuvent être soumises à modification au regard des contraintes imposées par la Préfecture de la Moselle.

L’accès y est libre et gratuit.

Pour permettre au plus grand nombre de structures de participer à l’opération, l’occupation simultanée des 3 espaces de vente sera régie par un planning couvrant les 5 semaines d’ouverture du marché.

Chaque opérateur (ou groupement d’opérateur) disposera d’un créneau d’occupation de 7 jours consécutifs, du vendredi (horaire d’ouverture du marché) au jeudi (horaire de clôture du marché). La passation du chalet (démontage et sortie/arrivée et installation) s’effectuera chaque vendredi matin entre 8h30 et 10h30.

L’opérateur doit assurer une présence continue sur la période d’occupation qui lui sera affectée, en semaine et les week-ends.

L’opérateur candidat (ou groupement d’opérateur) s’engage à respecter les horaires d’ouverture au public sur la période d’occupation qui lui est attribuée, ainsi que les modalités d’occupation fixés par le CCAS de Metz.

Dans la limite du volume de candidatures reçus et des créneaux éventuellement restés vacants dans le planning après attribution, la période d’occupation attribuée à l’opérateur pourra être exceptionnellement prolongé jusqu’à 14 jours consécutifs. Pour cela, l’opérateur devra :

- manifester son intérêt pour cette option, dans sa candidature,

- garantir la tenue du stand dans des conditions optimale (stock de produits et moyens humains suffisants). Dans sa candidature, l’opérateur (ou groupement d’opérateurs) candidat devra : Indiquer ses disponibilités et classer par ordre de préférence les périodes d’occupation proposées (encadré dédié dans la fiche de renseignements). Préciser s’il souhaite bénéficier d’une prolongation de durée d’occupation.

MOYENS HUMAINS MOBILISÉS

L’opérateur devra démontrer sa capacité à mobiliser des moyens humains suffisants durant toute la durée d’occupation du chalet.

Est attendue a minima, la présence de deux personnes dans l’espace de vente durant les périodes dites creuses (les matins et début d’après-midi en semaine) avec un renfort d’une à trois personnes en fin de journée et les week-end.

Pour cela, il pourra s’appuyer sur des salariés et/ou des bénévoles.

Les structures qui ne pourraient pas satisfaire une présence continue dans l’espace de vente (horaires, jours) sont invitées à porter une candidature conjointe avec d’autres opérateurs susceptibles de pallier ce manque de ressource. Dans sa candidature, l’opérateur (ou groupement d’opérateurs) candidat devra : Préciser le nombre de personnes mobilisées pour la participation à l’opération, et plus particulièrement celles affectées à l’occupation du chalet pour assurer l’activité de vente durant la période dédiée.

ENCADREMENT DE LA PARTICIPATION

En transmettant sa candidature, l’opérateur s’engage à respecter :

- l’intégralité des conditions fixées dans le règlement 2024 des marchés de Noël joint à l’appel à candidature ;

- l’autorisation d’occupation du domaine public qui lui sera transmise.

Cet engagement sera également matérialisé par un conventionnement spécifique avec le CCAS de Metz, formalisé avant le démarrage de l’opération.

L’opérateur candidat (ou groupement d’opérateur) s’engage à respecter les modalités d’occupation fixées dans la convention le liant au CCAS de Metz.

SÉCURITÉ ET ASSURANCES

La souscription d’une assurance en responsabilité civile, couvrant les dommages corporels est nécessaire. En effet, l’organisation de son activité de vente et la mobilisation des moyens humains afférents restent sous l’entière responsabilité de l’opérateur. Il lui appartient donc de prendre connaissance de tous les documents définissant l’étendue de la garantie de l’assurance souscrite pour l’exercice de son activité.

L’opérateur est tenu de fournir au CCAS une copie de l’attestation d’assurance en Responsabilité Civile préalablement à sa participation.

La convention liant l’opérateur au CCAS de Metz, précisera en outre les aspects relatifs à la sécurité et à la responsabilité de l’opérateur. Dans sa candidature, l’opérateur (ou groupement d’opérateurs) candidat devra : Fournir une copie de l’attestation d’assurance en Responsabilité Civile.

COMMUNICATION DE L’OPÉRATION ET BILAN

Avec l’appui de la Ville de Metz et d’Inspire Metz, un dispositif de communication sera déployé pour assurer à chaque opérateur (ou groupement d’opérateur) retenu, une visibilité accrue sur le lieu d’accueil et pour toute la durée de l’opération.

Cette valorisation pourrait prendre différentes formes : signalétique dédiée, publication sur le site internet de la Ville et ses réseaux sociaux, article dans le magazine municipal et/ou dans la presse locale.

L’opérateur peut communiquer sur sa participation à l’opération via ses réseaux sociaux, en relayant les contenus émanant de la Ville de Metz et d’Inspire Metz. S’il choisit de diffuser ses propres contenus, et/ou de communiquer via d’autres canaux (comme la presse) l’opérateur s’engage à le faire avec bienveillance et transparence vis-à-vis des organisateurs.

La communication du Marché de Noël étant harmonisée et non-libre de droit, il est demandé à l’opérateur dans les deux cas de :

- reprendre les visuels officiels et les logos dans leur intégralité, sans modification possible.

- taguer la Ville de Metz et Inspire Metz pour qu’ils puissent à leur tour diffuser et faire rayonner l’information dans leurs propres réseaux.

Après l’événement, l’opérateur fournira un bilan qualitatif et quantitatif de sa participation.

COÛT DE LA PARTICIPATION

L’opération repose sur la mise à disposition gracieuse des chalets par la Ville de Metz au CCAS et l'occupation gratuite du domaine public.

Le CCAS propose les mêmes modalités aux opérateur participants. L’occupation du chalet n’entrainera ni frais de location du chalet, ni imputation de redevances et charges afférentes.

ÉTAPES DE L’APPEL A CANDIDATURES

1. L’opérateur candidat transmet son dossier de candidature par courriel uniquement (un envoi par opérateur ou groupement d’opérateurs). 

2. Le CCAS vérifie l’éligibilité du candidat à l’appui des éléments de candidature transmis.

3. Un comité de sélection se réunit pour analyser les dossiers éligibles suivant les critères suivants :

o Critère n°1 : nature et descriptif du projet envisagé

o Critère n°2 : nature des produits vendus conformément aux conditions posées à l’article 4 du présent AMI 

o Critère n°3 : Capacité de l’opérateur à mobiliser ses bénévoles sur l’emplacement durant la durée d’occupation affectée et à bénéficier d’un stock suffisant de vente 

4. Le CCAS peut prendre contact avec l’opérateur afin d’obtenir toute précision utile. Il se réserve le droit de réclamer toute pièce supplémentaire qui lui semblera essentielle pour l’instruction et l’appréciation de la capacité du candidat à participer à l’opération. Une rencontre peut être organisée si nécessaire.

5. A l’issue de l’étude des candidatures, le CCAS informe l’opérateur par courriel de la validation ou non de son dossier.

6. Le CCAS et l’opérateur formalisent une convention reprenant les modalités et les conditions de mise en œuvre de la participation.

Après sélection, une ou plusieurs réunions de préparation et d'information pourront être organisées en amont de l'opération. Le CCAS n’est tenu par aucun délai pour le traitement des dossiers et qu’aucune indemnisation ne sera versée aux demandeurs quelle que soit la suite donnée à leur proposition.

CONTENU DU DOSSIER DE CANDIDATURE ET DÉPOT

Le dossier de candidature complet doit être déposé au plus tard le jeudi 29 août 2024 à 17h sous format électronique uniquement à l'adresse courriel suivante : ccas-evenements@ccas.mairie-metz.fr avec en objet la mention Candidature Opération Chalets CCAS.

Toute demande de précision ou question relative à l’opération et aux modalités de candidature pourra être également adressée à cette même adresse courriel.

Le dossier de candidature comportera impérativement les pièces suivantes :

- La fiche de renseignements dûment remplie et permettant d’évaluer la candidature 

- Une lettre d’engagement émanant de l’opérateur ;

- Le règlement 2024 des Marchés de Noël signé, précédé de la mention “lu et approuvé” ;

- Un document ad hoc indiquant le numéro Siret et la composition du bureau et du conseil d’administration de l’opérateur ;

- La copie du récépissé de déclaration en préfecture ou de la parution au Journal officiel ;

- Les statuts mis à jour ;

- L’attestation d'assurance en responsabilité civile ;

- Tout élément complémentaire permettant de justifier de l’éligibilité de l’opérateur (caractère non lucratif de l’activité de la structure, son concours à l’intérêt général, la localisation de son siège, son intervention dans les champs visés : économie sociale et solidaire, handicap, solidarité et caritatif, handicap et transition écologique).

En cas de groupement, chaque opérateur impliqué transmettra les pièces justificatives demandées à l’appui de la demande collective.

Les dossiers incomplets à la date limite de dépôt ne seront pas étudiés.